Sekretär*in­Rektor*in­(w/m/d/x)­{Kaufmann/-frau-Büromanagement}

Über diesen Job

Die Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle sucht ab dem 01.04.2027 eine*n Sekretär*in für die Rektorin (w/m/d/x) in Vollzeit. In dieser unbefristeten Position unterstützen Sie die Hochschulleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sind an der Schnittstelle zwischen Forschung, Lehre und Verwaltung tätig. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikationen sowie relevante Berufserfahrung. Bewerbungen sind bis zum 15.11.2026 willkommen.

Aufgaben

• Terminplanung und Terminkoordination für den Rektor sowie die Prorektorinnen durchführen
• Koordination und organisatorische Vorbereitung von Beratungen mit internen und externen Gesprächspartnern
• Organisatorische Vorbereitung der wöchentlichen Dienstberatung des Rektorats und der Senatssitzungen
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs für den Rektor und die Prorektorinnen
• Führen der Wiedervorlage und Kontrolle von Fristen
• Führen der Ablage für den Rektor und die Prorektorinnen
• Protokollführung bei Sitzungen und Besprechungen
• Erstellen von Statistiken, Reports und Präsentationen sowie Durchführung von Rechercheaufgaben
• Planung und Organisation von Dienstreisen für den Rektor und die Prorektorinnen
• Bearbeitung von Beschaffungsanträgen und Rechnungsbearbeitung
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von hochschulweiten Veranstaltungen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Mehrjährige Berufserfahrung in administrativen und organisatorischen Aufgaben, idealerweise im Hochschulbereich
• Diskretion, Loyalität und Vertraulichkeit in der Arbeit
• Souveränes und serviceorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Partnern
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise und hohe Flexibilität
• Hohe Lernbereitschaft und Organisationsvermögen in dynamischen Umgebungen
• Kompetenz in der Anwendung IT-gestützter Verwaltungsverfahren und gängiger PC-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit zur Protokollführung und Erstellung von Statistiken und Reports
• Erfahrung in der Planung und Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen

Benefits

• Abwechslungsreiche Aufgaben
• Freundliche Arbeitsatmosphäre
• Gesundheitsförderung
• Hochschulsportangebot
• Flexible Arbeitszeiten
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Jährliche Sonderzuwendung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge

Kontakt

Frau Dr. Sara Binay

Tel: +493457751511

Email: binay@burg-halle.de