Verwaltungsmitarbeiter*in­(w/m/d/x)

Über diesen Job

An der Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle wird ab dem 01.01.2027 eine Stelle als Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d/x) für das Drittmittelprojekt „Worldbuilding – Gestaltung, Empowerment & KI“ angeboten. Die Position umfasst ein breites Spektrum an Aufgaben, von Terminmanagement bis zur Unterstützung der Projektkoordination mit der Hochschulverwaltung. Gesucht wird eine Person mit kaufmännischer Ausbildung, Organisationstalent und Erfahrung in einem kreativen Umfeld. Die Hochschule bietet ein freundliches Arbeitsklima, flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 15.11.2026 möglich.

Aufgaben

• Terminmanagement durchführen
• Postein- und -ausgang sowie Rechnungen bearbeiten
• Beschaffungsvorgänge gemäß Beschaffungsrichtlinie und Vergabedokumentation bearbeiten
• Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen leisten
• Besprechungen vor- und nachbereiten sowie Protokolle und Akten führen
• Technik-Ausleihe im Rechenzentrum betreuen
• Projektkoordination zur Hochschulverwaltung unterstützen, insbesondere Budgetüberwachung und Vertragsangelegenheiten
• Verträge mit Referent*innen und Studierenden beantragen und abrechnen

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation ist erforderlich.
• Berufserfahrung in Projektarbeit, idealerweise im Hochschulkontext oder im öffentlichen Dienst.
• Kenntnisse in Beschaffungs- und Beantragungsvorgängen sowie in Personalangelegenheiten sind von Vorteil.
• Hervorragendes Organisationstalent und strukturiertes Arbeiten in einem kreativen Umfeld.
• Sichere Anwendung von Standardsoftware, insbesondere in Word, Excel und PowerPoint.
• Hohe Lernbereitschaft sowie ausgeprägte Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen.
• Basiskenntnisse und Verständnis im Bereich Künstliche Intelligenz sind von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Grundkenntnisse in Englisch sind notwendig.
• Erfahrungen in der Büroorganisation und Dokumentation, einschließlich Protokollführung.
• Fähigkeit zur Budgetüberwachung und Unterstützung in der Projektkoordination.
• Erfahrung in der technischen Betreuung von Systemen und Online Services ist wünschenswert.

Benefits

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Gesundheitsförderung
• Hochschulsportangebot
• Flexible Arbeitszeiten
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Jährliche Sonderzuwendung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kollegiale Arbeitsatmosphäre

Kontakt

Herr Jörg Dannenberg

Tel: +493457751511

Email: wallenfels@burg-halle.de