Sekretärin/­Sekretär­der­Fachbereichsleitung­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Stadt Weißenfels sucht eine Sekretärin/einen Sekretär (m/w/d) für die Fachbereichsleitung Bürgerdienste in unbefristeter Vollzeitstelle. Zu den Aufgaben gehören Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminplanung sowie die Bearbeitung von Schriftverkehr und E-Mails. Eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation ist erforderlich. Die Stelle bietet ein attraktives Gehalt von 3.124,08 bis 3.783,33 EUR/Monat sowie flexible Arbeitszeiten und zahlreiche Zusatzleistungen. Bewerbungen sind bis zum 19.07.2026 erwünscht.

Aufgaben

• Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Fachbereichsleitung Bürgerdienste übernehmen
• Organisatorische und administrative Abläufe des Fachbereiches unterstützen
• Postein- und -ausgang bearbeiten
• Eingehende E-Mails vorprüfen
• Allgemeinen Schriftverkehr führen
• Schriftstücke, Tabellen, Übersichten sowie Tages- und Wochenvorlagen erstellen
• Terminplanung und Kalenderführung durchführen
• Besprechungen und Raumreservierungen organisieren
• Dienstreisen planen
• Als erste Ansprechperson am Telefon Auskünfte für Bürger und Unternehmen erteilen
• Aktenführung und Archivierung übernehmen
• Sitzungsvorlagen im Ratsinformationssystem pflegen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben unterstützen
• Bei Aufgaben der öffentlichen Sicherheit und Ordnung mitwirken

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare verwaltungsbezogene Ausbildung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, um administrative Abläufe effizient zu unterstützen und zu koordinieren
• Sichere Kommunikationsstärke für die Interaktion mit Bürgern, Unternehmen und internen Partnern
• Serviceorientierung im Umgang mit Anfragen und Anliegen der Öffentlichkeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, die Zuverlässigkeit in der Aufgabenbewältigung sicherstellt
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen für die Erstellung von Schriftstücken und Tabellen
• Teamfähigkeit, um eng mit Kollegen und Vorgesetzten zusammenzuarbeiten
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bei der Handhabung sensibler Informationen
• Fähigkeit zur Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und Dokumentationsprozessen
• Erfahrung in der Terminplanung und Organisation von Besprechungen und Dienstreisen

Benefits

• Jahressonderzahlung
• Leistungsorientierte Bezahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobile Arbeit
• Fahrradleasing
• Fortbildungsmöglichkeiten

Kontakt

Tel: 00493443370297

Email: linda.eckey@weissenfels.de