Assistenz(w/m/d)derAbteilungsleitungGenbank
Über diesen Job
Das IPK Leibniz-Institut sucht eine Assistenz (w/m/d) für die Abteilungsleitung der Genbank in Vollzeit, mit einem Einstieg zum 01.12.2026. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung, Organisation von Dienstreisen, Konferenzen und die Unterstützung bei der Lehrplanung. Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Institut bietet ein angenehmes Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und eine transparente Bezahlung nach TV-L. Bewerbungen sind bis zum 04.11.2026 möglich.
Aufgaben
- Verwaltungsaufgaben übernehmen, einschließlich Terminkoordination und Berichtswesen
- Post und E-Mails bearbeiten
- Akten führen
- Dienstreisen für die Arbeitsgruppenleiter planen
- Abwesenheitszeiten in der Abteilung registrieren und entsprechende Meldungen weiterleiten
- Konferenzen, Tagungen und Seminare organisieren und vorbereiten
- Schreib- und Korrespondenzaufgaben der Abteilung übernehmen
- Abteilungsleiter bei der Lehrplanung unterstützen
- Kommunikation mit der Universität gestalten
- Saatgut der Genbank versenden
- Anfragen in deutscher und englischer Sprache bearbeiten
- Begleitpapiere für den Versand erstellen
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung, um komplexe Verwaltungsaufgaben effizient zu bewältigen.
- Exzellente Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen, um Dokumente, Präsentationen und Tabellen professionell zu erstellen und zu bearbeiten.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Kommunikation mit internationalen Partnern und das Bearbeiten von Anfragen.
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv im Team zu arbeiten und Informationen klar zu vermitteln.
- Sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise, um organisatorische Aufgaben präzise und termingerecht zu erledigen.
- Erfahrung in der Koordination und Organisation von Terminen, Konferenzen und Veranstaltungen für effiziente Abläufe.
- Selbstständige Arbeitsweise, um Aufgaben eigenverantwortlich zu priorisieren und zu bearbeiten.
- Teamfähigkeit sowie Aufgeschlossenheit für eine gute Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen.
- Fähigkeit zur Erstellung von Berichtswesen und Protokollen für die Dokumentation von Arbeitsergebnissen.
- Organisationstalent zur Planung und Verwaltung von Dienstreisen für die Abteilungsleitung.
Benefits
- Betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeiten
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen
- Transparente Bezahlung
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