Assistenz­der­wissenschaftlichen­Geschäftsführung­(m/w/d)

Über diesen Job

Das Leibniz-Institut für Neurobiologie (LIN) in Magdeburg sucht eine Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit, zunächst befristet für zwei Jahre mit der Möglichkeit auf unbefristete Anstellung. Die Position umfasst organisatorische Aufgaben, die Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation sowie die Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen. Voraussetzung sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrungen im Assistenzbereich, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld. Das Institut bietet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, leistungsgerechte Vergütung und flexible Arbeitszeiten. Bewerbungen sind bis zum 16.09.2026 möglich.

Aufgaben

• Aufbau und Pflege eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems einschließlich Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge.
• Operative Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation des wissenschaftlichen Geschäftsführers.
• Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern.
• Eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen.
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen.
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung institutsinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge.
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen.
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten der Geschäftsführung.
• Eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen.
• Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung.

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsorientierten Beruf, idealerweise als Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikationen.
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertraulichkeit mit einem verbindlichen, souveränen und serviceorientierten Auftreten.
• Ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich.
• Einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, vorzugsweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- oder Wissenschaftsumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, und die Fähigkeit, Dokumente strukturiert und ansprechend aufzubereiten.
• Hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Fähigkeit zum Aufbau und zur Pflege eines vorausschauenden Termin- und Wiedervorlagesystems in der organisatorischen Unterstützung.
• Erfahrungen in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen und Besprechungen.
• Kompetenz in der operativen Unterstützung bei interner und externer Kommunikation.
• Fähigkeit zur eigenständigen Klärung von Verwaltungsfragen und Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung.

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten
• Leistungsgerechte Vergütung
• Internationale Arbeitsumgebung
• Einarbeitung
• Jahressonderzahlung

Kontakt

Frau Andrea Exner

Tel: 0049391626391301

Email: bewerbung@lin-magdeburg.de