Leiter/in(m/w/d)fürdieGeschäftsstelle(18-01/26GstL){Verwaltungsfachangestellte/r-Landesverwaltung}
Über diesen Job
Leiter/in (m/w/d) für die Geschäftsstelle gesucht! Das Amt für Immobilien- und Baumanagement in Halle (Saale) bietet eine unbefristete Vollzeitstelle (Entgeltgruppe 9a TV-L). Sie übernehmen die Organisation und Steuerung des Geschäftsbetriebs, unterstützen die Amtsleitung und sind verantwortlich für administrative Aufgaben. Voraussetzung ist eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung. Bewerben Sie sich bis zum 01.11.2026!
Aufgaben
- Den laufenden Geschäftsbetrieb des Amtes organisieren und steuern
- Die Amtsleitung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten unterstützen
- Die Steuerung, Koordinierung und Überwachung der Arbeitsabläufe übernehmen
- Prioritäten festlegen
- Einen ordnungsgemäßen Geschäftsgang sicherstellen
- Postein- und -ausgang sowie Fristenkontrolle und Wiedervorlagen durchführen
- Akten führen
- Komplexe Einzelfragen bearbeiten und Entscheidungsunterlagen vorbereiten
- Beschaffungsvorgänge vorbereiten, einschließlich Möbel, Dienstfahrzeuge und Büromaterialien
- Statistiken und Listen führen für Vergaben, Fortbildungen und Inventarisierung
- Zuarbeit für Schadensersatzangelegenheiten und Regelwerke leisten
- Allgemeine Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Personalbereich durchführen
- Krankmeldungen vor Ort koordinieren und bearbeiten
- Im Betrieblichen Eingliederungs- und Gesundheitsmanagement unterstützen
- Anträge und Angelegenheiten im Personalbereich bearbeiten, einschließlich Telearbeit und Zeiterfassung
- Allgemeine administrative Betreuung personalbezogener Prozesse gewährleisten
- Bildungsmaßnahmen im Rahmen der Fort- und Weiterbildung organisieren
- Unterstützung bei der Berufsausbildung und Mitarbeit im Ausbildungsprozess leisten
- Mit Gremien, insbesondere der Personalvertretung, zusammenarbeiten
- Den Haushaltsbereich organisatorisch verwalten
Anforderungen
- Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung
- Fundierte Fachkenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich Verwaltung, insbesondere im Inneren Dienst und Personalbereich
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint
- Präzise, systematische und selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Fleiß
- Hohe Sozialkompetenz sowie Team- und Kooperationsfähigkeit
- Fahrerlaubnis für PKW und Bereitschaft zur Führung eines Dienstkraftfahrzeugs
- Kenntnisse in Bürokommunikation und Organisation von Verwaltungsprozessen
- Erfahrung in der Erstellung und Pflege von Statistiken und Listen für Verwaltungsanliegen
- Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit und Dienstgeheimnissen
- Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Merkfähigkeit
Benefits
- Unbefristete Anstellung
- Vollzeitstelle
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
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