Sekretär/Sekretärin(m/w/d)imAmtfürBildung,Soziales,KulturundSport{Sekretär/in}
Über diesen Job
Die Stadt Schönebeck (Elbe) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sekretär/in (m/w/d) für das Amt für Bildung, Soziales, Kultur und Sport. Zu den Aufgaben gehören die Organisation administrativer Abläufe, das Verfassen von Schriftstücken sowie die Koordination von Terminen. Erwartet werden allgemeine Sekretariatskenntnisse, Organisationsfähigkeit und Teamfähigkeit. Geboten wird ein unbefristeter Vertrag in Vollzeit, flexible Arbeitszeiten sowie zahlreiche Zusatzleistungen wie Fortbildungsmöglichkeiten und betriebliche Altersvorsorge. Bewerbungen sind bis zum 26.03.2026 willkommen.
Aufgaben
- Bearbeitung administrativer Vorgänge für den Amtsleiter/die Amtsleiterin
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Organisation der Postverteilung an Sachgebiete
- Führung des Outlook- und Tischkalenders sowie Koordination interner und externer Termine
- Organisation und Überwachung der Wiedervorlage
- Erledigung von Kopierarbeiten, Versenden von Faxen und Einscannen von Schriftstücken
- Informationsweiterleitung an die Mitarbeiter und Sachgebietsleitern (mündlich und per E-Mail)
- Selbstständiges Verfassen kurzer Schreiben, Hausmitteilungen und E-Mails
- Erstellung von Schriftstücken nach Diktat oder Vorlage, darunter Stellungnahmen, Briefe, Entwürfe, B-Vorlagen, Dienstanweisungen und Richtlinien
- Protokollführung in Beratungen
- Einholen der erforderlichen Unterschriften
- Ordnungsgemäße Ablage des Schriftgutes des Amtsleiters/der Amtsleiterin
- Aktenvorbereitung zur Archivierung
- Einordnen von Ergänzungslieferungen in der Fachliteratur
- Zusammenstellen der Urlaubsplanung der Sachgebiete
- Anwesenheitserfassung nachgeordneter Einrichtungen
- Büromaterialbestellung
- Erledigung sonstiger zumutbarer Aufgaben im Arbeitsbereich
Anforderungen
- Umfassende Kenntnisse in Büroorganisation und Sekretariatsarbeiten für die Unterstützung von Führungskräften
- Erfahrung in der Verwaltung von Postein- und -ausgang sowie der Organisation von Postverteilungen
- Fähigkeit zur effektiven Führung von Kalendern und zur Koordinierung von Terminen sowie Besprechungen
- Versiert im Verfassen von professionellen Schreiben, E-Mails und Protokollen mit präziser Ausdrucksweise
- Kenntnisse der DIN 5008 zur formgerechten Erstellung von Schriftstücken und Dokumentationen
- Hohe Organisationsfähigkeit und Selbstständigkeit in der Durchführung administrativer Aufgaben
- Umfangreiche Erfahrung mit MS Office sowie anderen gängigen Bürosoftware-Anwendungen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich, zur Informationsweitergabe
- Einsatzfreudigkeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team sowie zur effektiven Unterstützung von Kollegen im Tagesgeschäft
Benefits
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
- Entgeltgruppe 4 nach TVöD
- 39 Stunden Arbeitszeit
- Familienfreundliche flexible Arbeitszeiten
- Fort- und Weiterbildungsangebote
- Vermögenswirksame Leistungen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Betriebliches Gesundheitsmanagement
- Jobradleasing
- Alternatives Entgeltanreizsystem
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