Sekretariat­Stadtbibliothek­{Bürokaufmann/-frau}

Über diesen Job

Die Stadt Dessau-Roßlau sucht eine/n Bürokaufmann/-frau für das Sekretariat der Stadtbibliothek in Vollzeit, befristet bis Oktober 2027. Zu den Aufgaben gehören die Organisation des Sekretariats, die Unterstützung bei der Inventarverwaltung sowie die Mithilfe bei Veranstaltungen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 TVöD (VKA) mit attraktiven Zusatzleistungen. Bewerbungen sind bis zum 30. Oktober 2026 möglich.

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats, einschließlich Terminplanung und Informationsbeschaffung
• Führen und Verwalten der Wiedervorlagen
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
• Postbearbeitung und Kontrolle bzw. Weiterleitung von eingehenden Lieferungen
• Schreiben von Schriftstücken, Protokollen, Mitarbeiterinformationen und fachspezifischen Schreiben
• Beantwortung von Anfragen und Beratung der Bürgerinnen und Bürger
• Führung der Anwesenheit aller Mitarbeiter der Bibliothek und Erfassung von Urlaubsanträgen
• Materialverwaltung und Auslösen/Veranlassen von Bestellungen
• Unterstützung bei der Inventarverwaltung und Führen der Inventarlisten
• Unterstützung bei der Inventar-Bedarfsplanung
• Ansprechpartner für Gebäudebelange sein
• Unterstützung bei der Erstellung von Evakuierungs- und Auslagerungsplänen
• Unterstützende Mitarbeit bei der Klärung rechtlicher Sachverhalte
• Mithilfe bei Aufbau, Organisation und Kontrolle der zentralen elektronischen Ablage und Archivierung
• Mitarbeit bei Aktualisierung und Pflege der Homepage der Einrichtung
• Aktualisierung der Verzeichnung der Bibliothek in nationalen Datenbanken und Erstellen von Kopiervorlagen
• Erarbeitung von Basisinformationen für die Kunden
• Mitwirkung bei der konzeptionellen Vorbereitung und Durchführung von Ausstellungen und Veranstaltungen
• Gestaltung von Druckerzeugnissen und Veranstaltungsmeldungen
• Koordination von Haushaltsangelegenheiten mit dem Amt für Bildung und Schulentwicklung
• Mitwirkung bei der Erstellung der Haushaltsplanung für die Bibliothek
• Erstellen statistischer Berichte für die Stadtverwaltung
• Erstellen der Deutschen Bibliotheksstatistik

Anforderungen

• Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung zum/zur Bürokaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Büromanagement erforderlich.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einem administrativen oder sekretariatsbezogenen Bereich.
• Kenntnisse in der Anwendung der Bibliothekssoftware 'bibliotheka plus' und 'bibliotheka next'.
• Vertrautheit mit der Arbeit in öffentlichen Bibliotheken ist wünschenswert.
• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Kooperationsfähigkeit.
• Ausgeprägtes Engagement und Eigeninitiative, gepaart mit einer sorgfältigen Arbeitsweise.
• Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten einschließlich Samstagsarbeit und Abendveranstaltungen.
• Fähigkeit zur Informationsbeschaffung und Beantwortung von Anfragen der Bürger.
• Erfahrung in der Materialverwaltung und Bestellungen im Büroumfeld.
• Kenntnisse in statistischer Datenaufbereitung und Berichterstattung.
• Fähigkeit zur Mitarbeit in der konzeptionellen Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen.
• PKW-Führerschein ist wünschenswert.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Fortbildungsmöglichkeiten
• Leistungsorientierte Vergütung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge

Kontakt

Frau Carolin Haak

Tel: +493402042309

Email: Carolin.Haak@dessau-rosslau.de