Organisationsassistenz(m/w/d)-InstitutfürKrankenhauspharmaziemitUniversitätsapotheke
Über diesen Job
Verstärken Sie das Institut für Krankenhauspharmazie mit Universitätsapotheke der Universitätsmedizin Magdeburg als Organisationsassistenz (m/w/d). Sie übernehmen die Planung und Unterstützung von Events, helfen bei Audits und sind verantwortlich für die Koordination von administrativen Aufgaben. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene kaufmännische oder pharmazeutische Ausbildung und Organisationstalent. Freuen Sie sich auf ein sicheres Arbeitsumfeld mit zahlreichen Fortbildungsmöglichkeiten und attraktiven Gesundheitsangeboten. Bewerbungen sind bis zum 29.05.2026 willkommen!
Aufgaben
- Selbständige Planung, Koordination, Vorbereitung und Unterstützung in der Durchführung von Präsenz-, Online- und Hybrid-Events
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Audits und Behördeninspektionen
- Durchführung von Reiseplanungen und -abrechnungen
- Erstellung von Zeitplänen und Sicherstellung der Einhaltung von Fristen verschiedenster Aufgaben
- Professionelle Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Fortlaufende Prozessoptimierung für organisatorische Arbeitsabläufe
- Pflege eines digitalen Ordnungssystems
- Beschaffung von Büromaterial und Verwaltung von Bestellungen
- Prüfung und rechnerische Freigabe von Rechnungen
- Mitwirkung bei Budgetüberwachung
- Schnittstelle zu internen Kollegen, externen Partnern und weiteren Fachbereichen
- Anfertigen von Statistiken und Auswertungen
- Anwesenheitsdokumentation und Dienstabrechnung mittels SP-Expert
- Schlüsselmanagement
- Unterstützung bei der Dokumentation klinischer Studien gemäß den geltenden regulatorischen Anforderungen
- Pflege studienrelevanter Unterlagen und Datenbanken als Abwesenheitsvertretung
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische oder pharmazeutische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz, vorzugsweise in medizinischen oder pharmazeutischen Umfeldern
- Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
- Hohe Diskretion, Kommunikationsstärke sowie Serviceorientierung
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook
- Kenntnisse im Bereich klinische Studien oder Bereitschaft, sich dieses Wissen anzueignen
- Fähigkeit zur selbständigen Planung und Koordination von Veranstaltungen
- Erfahrung in der Vorbereitung von Audits und Behördeninspektionen
- Kompetenz in der Erstellung von Statistiken und Auswertungen
- Vertrautheit mit digitalem Ordnungssystem und Prozessoptimierung
- Erfahrung in Reiseplanung und -abrechnung
Benefits
- Strukturierte Einarbeitung
- Fort- und Weiterbildungsangebote
- Fahrradleasingangebot
- Jobticket
- Sport- und Entspannungsangebot
- Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung
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