Sekretariat

Über diesen Job

Der Landkreis Harz sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär (m/w/d) im Amt für Finanzwesen in Halberstadt. Diese unbefristete Vollzeitstelle (39 Stunden/Woche) wird nach Entgeltgruppe 6 TVöD/VKA vergütet. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung der Amtsleitung, die Organisation des Büroablaufs sowie die Bearbeitung von Buchhaltungsaufgaben. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung vorweisen können und sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen sein. Bewerbungsfrist ist der 18.10.2026.

Aufgaben

• Unterstützung der Amtsleitung in organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Koordination und Organisation des täglichen Büroablaufs
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post sowie Digitalisierung relevanter Unterlagen
• Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung
• Organisation und Betreuung des Besucherverkehrs
• Planung, Koordination und Betreuung interner Veranstaltungen
• Eigenständige Abwicklung administrativer Tätigkeiten zur Unterstützung des Verwaltungsbetriebes
• Versierter Einsatz von Office-Anwendungen zur Erstellung, Pflege, Formatierung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inklusive Protokollführung
• Übernahme vertraulicher Aufgaben und projektbezogener Tätigkeiten
• Unterstützung der debitorischen und kreditorischen Geschäftsbuchführung
• Anlage, Aktualisierung und Pflege der Stammdaten
• Führung und Verwaltung von Sachkonten für Haushaltseinnahmen
• Prüfung von Auszahlungs-, Annahme- und Umbuchungsanordnungen
• Erstellung, Erfassung und Buchung von Anordnungen im Kassen- und Haushaltsprogramm
• Buchhalterische Prüfung und Erfassung von Stundungen, Abschlags- und Ratenzahlungen
• Ablage/Archivierung der Belege und Unterlagen mit Anbindung zum Dokumentenmanagementsystem

Anforderungen

• Abschluss als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation mit Erfahrung in der Finanzbuchhaltung
• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat und in der Finanzbuchhaltung, einschließlich Verwaltung von Buchungsanordnungen
• Hohe Einsatzbereitschaft, Organisationstalent und sehr gute Kommunikationsfähigkeit für effektive Zusammenarbeit
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel, Outlook und PowerPoint
• Kenntnisse über die einschlägigen DIN-Normen und Regeln des Schriftverkehrs im öffentlichen Dienst
• Fähigkeit zur eigenständigen Abwicklung administrativer Aufgaben und zum Umgang mit vertraulichen Informationen
• Erfahrung in der Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung sowie Organisation interner Veranstaltungen
• Führerschein Klasse B und Bereitschaft zur Nutzung des eigenen Fahrzeugs für dienstliche Zwecke
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit auch in stressigen Situationen
• Erfahrungen in der Digitalisierungs von Unterlagen und Dokumentenmanagementsystemen

Benefits

• Unbefristeter Vertrag
• Vollzeitstelle
• TVöD-VKA E 6
• Hohe Einsatzbereitschaft
• Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen

Kontakt

Herr Christopher Reichardt

Tel: +49394159704512

Email: info@kreis-hz.de