Sachbearbeiterin*Sachbearbeiter(m-w-d)
Über diesen Job
Die Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Sachbearbeiterin/einen Sachbearbeiter (m-w-d) in Teilzeit (50 %) für den neuen Lehrstuhl für Oberflächen- und Grenzflächenphysik. Die Stelle ist bis zum 30.09.2029 befristet und bietet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit der Möglichkeit, innovative Prozesse in einem dynamischen Team aktiv mitzugestalten. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein Hochschulabschluss sowie Erfahrung im Verwaltungsbereich. Bewerbungen sind bis zum 24.11.2025 willkommen.
Aufgaben
- Selbstständige Mittelbewirtschaftung und Kalkulation von Sach- und Personalmitteln für Haushalts- und Drittmittel
- Unterbreitung von Finanzierungsvorschlägen unter Beachtung der Richtlinien der jeweiligen Drittmittelgeber
- Eigenverantwortliche Projektablaufkontrolle, einschließlich Überwachung von Meilensteinen, Fristen und Budgets
- Kommunikation mit Förderinstitutionen und externen Projektpartnern
- Erstellung und inhaltliche Aufbereitung von Berichten
- Entwicklung und Implementierung effizienter Arbeitsprozesse, z. B. durch Automatisierung administrativer Abläufe
- Organisation und inhaltliche Unterstützung wissenschaftlicher Veranstaltungen wie Workshops, Kolloquien und Tagungen
- Öffentlichkeitsarbeit und Erstellung von Informationsmaterialien für den Lehrstuhl und das Zentrum für Chirale Elektronik
- Eigenständige Beschaffung und Vergabeprozesse, einschließlich Angebotseinholung, SAP-Buchungen und Kontierung
- Vorbereitung und Begleitung von Personalmaßnahmen, einschließlich Zusammenstellen von Unterlagen und Kontrolle von Stundennachweisen
- Einsatzplanung studentischer Hilfskräfte
- Terminkoordination
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Postbearbeitung und Schriftgutverwaltung
- Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen, Besprechungen und Lehrveranstaltungen
- Pflege der Lehrstuhl-Webseiten sowie des gruppeninternen Wissens- und Datenmanagementsystems
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder ein Hochschulabschluss in Verwaltungs- oder Betriebswissenschaften, um fundierte Kenntnisse in der Verwaltung zu haben.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Projektverwaltung, insbesondere in der Mittelbewirtschaftung und Kalkulation von Haushalts- und Drittmitteln.
- Sicherer Umgang mit MS Office, um effiziente Dokumentation und Berichterstattung zu gewährleisten.
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit, um effektiv mit Wissenschaftlern und externen Partnern zusammenzuarbeiten.
- Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Umfeld.
- Erfahrung in der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen, um Workshops und Tagungen erfolgreich zu unterstützen.
- Fähigkeit zur eigenständigen Entwicklung und Implementierung effizienter Arbeitsprozesse, um administrative Abläufe zu optimieren.
- Hohe Verantwortungsbereitschaft und professionelles Auftreten, um das Team und die Universität angemessen zu repräsentieren.
- Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, um Informationen klar und präzise zu kommunizieren.
- Kenntnisse in der Öffentlichkeitsarbeit und Erstellung von Informationsmaterialien, um die Sichtbarkeit des Lehrstuhls zu erhöhen.
Benefits
- 30 Tage Erholungsurlaub
- Attraktive Arbeitsbedingungen
- Betriebliche Altersvorsorge
- Eröffnung von Homeoffice
- Flexible Arbeitszeiten
- Jahressonderzahlung
- Kinderbetreuungszuschuss
- Kompetente Personalentwicklung
- Gesundheitsmanagement
- Internationale Arbeitsumgebung
- Teilzeitmodelle
- Vielfältige Weiterbildungsangebote
- Flache Hierarchien
- Kurze Entscheidungswege
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