Sachbearbeitung­Sekretariat­Büro­Landrat

Über diesen Job

Der Landkreis Anhalt-Bitterfeld sucht ab sofort eine Sachbearbeitung im Sekretariat des Landrats als Krankheitsvertretung für mindestens 6 Monate in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die Planung und Koordination von Terminen, die Bearbeitung von Post sowie die Organisation des Besucherverkehrs. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder verwandten Bereichen mitbringen, idealerweise Erfahrung im öffentlichen Dienst haben und mit den MS-Office-Programmen vertraut sein. Neben einer attraktiven Vergütung nach TVöD bietet der Landkreis flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten. Bewerbungen sind bis zum 10.12.2025 möglich.

Aufgaben

• Ständige Vertretung für die Leiterin Büro Landrat
• Planung, Koordinierung, Vorbereitung und Überwachung der Termine für den Landrat
• Führen der digitalen Wiedervorlagen sowie der analogen und digitalen Ablage
• Bearbeiten der Postein- und Postausgänge, auch digital
• Organisation der Umlauf- und Unterschriftsmappen
• Entgegennahme von Telefonaten
• Aufnahme und Bündelung von Informationen und deren Weiterleitung an den Landrat bzw. den Fachbereichen
• Interne Koordination und Abstimmung mit den Dezernaten und Fachbereichen
• Pflege der Kontaktdaten für den Landrat
• Organisation, Empfang und Betreuung des Besucherverkehrs beim Landrat
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen gemäß den sachlichen und zeitlichen Vorgaben
• Teilnahme an Besprechungen und Schreiben von Protokollen auf Anforderung
• Ausführen von Schreib- und Büroarbeiten
• Protokollierung der internen Dienstberatungen und Dienstgespräche des Landrates
• Dokumentation der Termine des Landrates, einschließlich Veranstaltungen und Sitzungen in den Kommunen
• Vorbereitung der Gespräche entsprechend der DA LOB für die Beschäftigten des Bereiches Landrat
• Vorbereitung und Organisation von Ehrungen, Glückwünschen, Kondolenzschreiben
• Abforderung der Daten
• Abstimmung mit dem Landesverwaltungsamt und den kreisangehörigen Kommunen
• Vorbereitung der Präsente
• Verfassen der entsprechenden Schreiben
• Organisation der Termine für Ehrungen und Glückwünsche
• Bestellung von Büromaterial
• Beschaffung von anderen Verbrauchsmaterialien und geringwertigen Vermögensgegenständen
• Überwachung der ordnungsgemäßen Führung der Akten und der Einordnung des Schriftgutes
• Überwachung der Aufbewahrungsfristen
• Überwachung der Archivierung von Schriftgut
• Überführung der papierbasierten Akten zur E-Akte
• Mitwirkung bei der Haushaltsplanung
• Überwachung der einzelnen Sachkonten
• Prüfung der rechnerischen Richtigkeit

Anforderungen

• Abgeschlossene 3-jährige Ausbildung im Büromanagement oder in verwandten Bereichen, alternativ 2-jährige Ausbildung mit Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung.
• Versierter Umgang mit MS-Office-Programmen zur effizienten Erstellung von Dokumenten und Tabellen.
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen für die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern.
• Selbstständige, sorgfältige und systematische Arbeitsweise zur Bearbeitung von Anfragen und Dokumenten.
• Starkes Organisationsgeschick zur Planung und Koordinierung von Terminen und Veranstaltungen.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit zur Abstimmung mit verschiedenen Fachbereichen und Dezernaten.
• Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit in einem dynamischen Arbeitsumfeld.
• Freundliches und respektvolles Auftreten im Umgang mit Bürgern und Besuchern.
• Loyalität und höchste Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen und Dokumenten.

Benefits

• Betriebliche Altersversorgung
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Flexible Arbeitszeitregelung
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Umfassende Einarbeitung

Kontakt

Tel: 00493496601138

Email: post@anhalt-bitterfeld.de