Administrative­Assistenz­(m/w/d)­–­Seminarorganisation­&­Kanzleiadministration­{Kaufmann/-frau-Büromanagement}

Über diesen Job

Werde Teil der fibelio Steuerberatungsgesellschaft mbH als Administrative Assistenz (m/w/d) für Seminarorganisation und Kanzleiadministration. In einem modernen, digitalen Arbeitsumfeld übernimmst du die Planung und Koordination von Seminaren, das Teilnehmermanagement sowie die allgemeine Kanzleiadministration. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mindestens 5 Jahre Berufserfahrung mit? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, gemeinsam die Mandantenbetreuung auf ein neues Level zu heben!

Aufgaben

• Planung, Vorbereitung und Koordination von Seminaren und Webinaren
• Überwachung aller organisatorischen Abläufe rund um Steuergestaltungs- und Business-Seminare
• Teilnehmermanagement und Terminvereinbarungen
• Erstellung der Seminarrechnungen und Überwachung der Zahlungseingänge
• Verwaltung von Unterlagen, Dokumentationen und Seminarprozessen
• Nachbereitung der Veranstaltungen und Optimierung interner Abläufe
• Allgemeine schriftliche und telefonische Kommunikation
• Unterstützung im digitalen Posteingang und Postausgang der Kanzlei
• Fristenkontrolle und Überwachung wichtiger Termine
• Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden und Institutionen
• Erstellung von Gebührenrechnungen (rein digital)
• Verwaltung offener Posten und Zuarbeit für interne Auswertungen
• Onboarding neuer Mandanten, einschließlich Unterlagen, digitaler Aktenanlage und Prozessabstimmung
• Führung und Überwachung der Vollmachtsdatenbank sowie Pflege der Mandanten-Stammdaten
• Erstellung von Bilanzberichten durch Zusammenstellung, Formatierung und Aufbereitung
• Mitarbeit an organisatorischen Kanzleiprozessen und digitaler Datenpflege
• Teamorientierte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den administrativen Kollegen

Anforderungen

• Erfahrungen in der Seminarorganisation, einschließlich Planung und Koordination von Veranstaltungen und Webinaren
• Sichere schriftliche und telefonische Kommunikation mit Mandanten, Behörden und Institutionen
• Hochgradige Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein für effiziente Abläufe
• Fundierte Kenntnisse in der Verwaltung von Dokumentationen und Seminarprozessen
• Erfahrung in der Erstellung und Überwachung von Gebührenrechnungen, idealerweise digital
• Hohe digitale Affinität und Routine im Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationssystemen
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in administrativen oder kanzleinahen Bereichen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für fehlerfreie Korrespondenz
• Teamorientierte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und anderen administrativen Mitarbeitern
• Kompetenzen in der Verwaltung von Mandanten-Stammdaten und Vollmachtsdatenbanken
• Erfahrung in der Nachbereitung von Veranstaltungen und Optimierung interner Abläufe
• Fähigkeit zur Erstellung und Aufbereitung von Bilanzberichten

Benefits

• Modernes, digitales Arbeitsumfeld
• Eigenständige Aufgabenbereiche
• Direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Wertschätzendes, kollegiales Team
• Klare Strukturen

Kontakt

Tel: 034512277600

Email: kanzlei@fibelio.de