Sachbearbeiter/in­im­Vorzimmer­des­Bürgermeisters­(m/w/d)

Über diesen Job

Die Stadt Oschersleben (Bode) sucht ab dem 01.11.2025 eine engagierte Sachbearbeiterin oder einen engagierten Sachbearbeiter im Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d). Zu den Hauptaufgaben gehören Büroorganisation, Verwaltung von Schriftverkehr, Terminmanagement und Empfang von Gästen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich. Die Stelle bietet eine unbefristete Anstellung mit tariflicher Vergütung und einem kollegialen Arbeitsumfeld. Bewerbungen sind bis zum 31.08.2025 einzureichen.

Aufgaben

• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs für den Bürgermeister
• Organisation und Verwaltung von Wiedervorlagen, Akten und Unterlagen
• Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte
• Erstellung von Aktenvermerken und Gesprächsnotizen
• Bearbeitung und Dokumentation von Bürgeranliegen
• Erledigung und Priorisierung von E-Mail-Korrespondenz
• Telefonmanagement inkl. Koordination und Nachverfolgung von Terminen
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen/Besprechungen
• Führung und Pflege des Terminkalenders des Bürgermeisters
• Koordination von Veranstaltungen, Gratulationen, Kondolenzen und Jubiläen
• Empfang und Betreuung von Gästen des Bürgermeisters
• Planung und Durchführung der Bewirtung bei Gesprächsterminen
• Organisation von Geschenken, Blumen und Repräsentationsmaterialien
• Organisation und Verteilung des täglichen Posteingangs für die Verwaltung
• Verteilung von Fachzeitschriften, Gesetzblättern und sonstigen Medien
• Pflege des Bücherverzeichnisses
• Bestellung und Abbestellung von Fachliteratur
• Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Personaladministration
• Mitwirkung bei sachbearbeitenden Aufgaben im Bereich Gremienarbeit

Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich, idealerweise als Verwaltungsfachangestellter oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich ist wünschenswert
• Hervorragende Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise zur effizienten Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel zur Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentation
• Starke Kommunikationsfähigkeiten sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten im Umgang mit Bürgern und Gästen
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit zur Erfüllung variierender Anforderungen
• Erfahrung im Termin- und Sitzungsmanagement für die Organisation von Besprechungen
• Fähigkeit zur Recherche und Aufbereitung komplexer Sachverhalte zur Dokumentation von Anliegen
• Kompetenz im Empfangs- und Repräsentationsbereich zur Betreuung von Gästen
• Kenntnisse im Bereich Personaladministration und Gremienarbeit zur Unterstützung der Verwaltung

Benefits

• Unbefristete Beschäftigung
• Vergütung nach TVöD-VKA
• Jahressonderzahlung
• Zusatzversorgung
• Zulage gemäß KVG LSA
• Strukturierte Einarbeitung
• Kollegiales Arbeitsumfeld

Kontakt

Tel: 039499120

Email: personalabteilung@oscherslebenbode.de