Organisationsassistent­(m/w/d)­für­die­Ambulanz­–­Universitätsklinik­für­Allgemein-,Viszeral-,Gefäß-und­Transplantationschirurgie

Über diesen Job

Für die Ambulanz der Universitätsklinik für Allgemein-, Viszeral-, Gefäß- und Transplantationschirurgie in Magdeburg suchen wir einen Organisationsassistenten (m/w/d) in Vollzeit. Sie übernehmen die Koordination administrativer Abläufe, optimieren Prozesse und agieren als Schnittstelle zwischen Patienten und medizinischem Personal. Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Gesundheitswesen. Freuen Sie sich auf ein spannendes Arbeitsumfeld mit Weiterbildungsmöglichkeiten und einer leistungsgerechten Vergütung. Bewerbungsfrist ist der 22.10.2026.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination der administrativen und organisatorischen Abläufe der Ambulanz
• Aktive Mitwirkung bei der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements sowie selbstständige Umsetzung, Überwachung und Optimierung organisatorischer Prozesse
• Selbstständige Analyse bestehender Arbeitsabläufe sowie Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
• Organisatorische Unterstützung der Ambulanzleitung sowie eigenständige Bearbeitung zugewiesener Aufgabenbereiche mit hoher Entscheidungs- und Handlungskompetenz
• Steuerung und Koordination der Patientenströme unter Berücksichtigung medizinischer Prioritäten, organisatorischer Anforderungen und vorhandener Ressourcen
• Eigenständige Planung, Strukturierung und Moderation des Teamboards einschließlich Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Dokumentation
• Koordination und Steuerung interner sowie externer Schnittstellen zwischen ärztlichem Dienst, Pflege, Funktionsbereichen, Diagnostik, Studienkoordination und weiteren beteiligten Bereichen
• Eigenverantwortliche Organisation und kontinuierliche Optimierung der Anmelde- und Aufnahmeprozesse
• Selbstständige Planung und Koordination des Ambulanzkalenders einschließlich Terminierung diagnostischer und interventioneller Maßnahmen unter Berücksichtigung medizinischer und organisatorischer Erfordernisse
• Verantwortung für ein strukturiertes Terminmanagement einschließlich Priorisierung, Umplanung und Abstimmung komplexer Terminabläufe
• Organisation und Vorbereitung digitaler Patientenaufklärungen einschließlich Administration der hierfür eingesetzten Endgeräte
• Eigenständige Überwachung offener Vorgänge sowie Nachverfolgung und Dokumentation vereinbarter Maßnahmen
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und Mitwirkung bei Projekten zur Weiterentwicklung der Ambulanzorganisation
• Organisation des Ambulanzempfangs sowie Unterstützung der Studienkoordination im Vertretungsfall

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Gesundheitswesen oder Büromanagement, ist Voraussetzung für diese Position
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich, insbesondere im Gesundheitssystem wird erwartet
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten sind erforderlich, um komplexe Abläufe effizient zu steuern
• Hohe Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, insbesondere im Umgang mit verschiedenen Personengruppen, ist essentiell
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen sowie Kenntnisse über klinische Informationssysteme sind vorteilhaft
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen strukturiert zu arbeiten, sind entscheidend
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Empathie im Umgang mit Patienten und Kollegen sind wichtige Soft Skills
• Fähigkeit zur Selbstorganisation und Priorisierung von Aufgaben in einem dynamischen Umfeld wird erwartet
• Erfahrung in der Koordination interner und externer Schnittstellen ist von großer Bedeutung für die Position
• Bereitschaft zur aktiven Mitgestaltung organisatorischer Veränderungsprozesse und zur Umsetzung von Verbesserungen wird gefordert

Benefits

• Interne Fortbildungen
• Externe Fortbildungen
• Kinderbetreuung
• Jobticket
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Einführungsveranstaltung

Kontakt

Herr Prof. Dr. Roland Croner

Tel: +493916715500

Email: bewerbung@med.ovgu.de